亞太秘協 ASA

亞太秘書協會的緣起

亞太秘書暨行政專業協會 (Association of Secretaries and Administrative Professionals in Asia Pacific, ASA) 的誕生是在1974 年 2 月 22 日。這一年，當時服務於菲律賓明尼蘇達礦業製造公司(3M)的 Virginia Elbinias 女士(暱稱 Gin)，感于亞洲沒有一個真正的秘書組織，於是興起建立一個「亞太秘書協會」。

這個倡議，受到幾個國家的秘書協會紛紛響應：泰國、印尼、香港相繼加入，臺灣也以「中華民國專業秘書總會」的身分，於 1980 年四月，在泰國秘書大會上，正式加入亞太秘書協會的大家庭。

加入當時稱為「亞太秘書協會」的條件，必須是：

任何亞洲太平洋地區的秘書組織，經過該會的「會長會議」通過 (Council of Presidents’ Meeting)，就可以受到請入會。每兩年向該會繳交會員費美金三百元，滾入「亞太基金(ASA Fund)」；並且要遵守規定，派遣人員參加在各國輪流舉辦的亞太大會 (ASA Congress)。

亞太大會的秘書處 (ASA Secretariat)，永久設于菲律賓秘書協會，由該會的 Lilian Coloma 擔任秘書長，負責統籌協會的總體行政事務。亞太大會每兩年舉辦一次，基本依照各國家地區入會的順序排定；如果，該一國家地區的協會無力承擔主辦大會的義務，則由會長會議討論後，徵詢其他協會的意見，依次遞補。原則上，每次亞太大會結束以前，都在會中宣佈此後三次大會的主辦地點；由於亞太秘書協會在每個國家或地區，只認一個組織入會。因此，多數國家地區都會以該一地區的「總會」申請入會，也就是經過該國或地區政府認定的全國性協會組織。

目前，亞太秘書暨行政專業協會正式會員，依照入會順序有：菲律賓、泰國、印尼、新加坡、印度、馬來西亞、中華民國臺灣、巴基斯坦、日本、斯里蘭卡、汶萊、新幾內亞、孟加拉和韓國。

各國歷次的大會主辦與主題分別是：

1^st 1974 菲律賓 The Role of Secretaries in Asian Progress Improvement
2^nd 1976 泰國 Enjoy Your Work by Self
3^rd 1978 新加坡 The Secretary in a Modern Era
4^th 1980 印尼Increase Your Abilities and Maximize Your Contributions
5^th1982 香港 ASA Standard of a Professional Secretary & Its Recognition
6^th 1984 印度 The Personal Secretary: Vocation to Profession
7^th 1986 馬來西亞 Success Through Professionals Secretary & Its Recognition
8^th 1988 中華民國臺灣 Moving Ahead in the High-Tech Era
9^th 1990 巴基斯坦 Secretary Shadow Boss Prime Mover
10^th 1992 日本 People Skills – Your Personal Ladder to Success
11^th 1994 菲律賓 The Professional Secretary into the 21st Century
12^th 1997 汶萊 Unity Towards Professional Development
13^th 1998 泰國 Meeting the Challenge of Change
14^th 2000 斯里蘭卡 Tomorrow Through Today’s Eyes
15^th 2002 汶萊 Challenges
16^th 2004 新加坡 Strive with Winning Combinations
17^th 2006 印度 ME - Mission Excellence
18^th 2007 印尼The Art of Leadership Skills for Administrative Professionals
19^th 2008 馬來西亞 Reinventing - The Way Forward
20^th 2010 臺灣 Leaping Forward in the Changing Workplace
21^st 2012 孟加拉 Striving for Excellence – in league with technology
22^nd 2014 巴基斯坦 Standing High in Challenging Times
23^rd 2016 菲律賓 Today’s Vision Tomorrow’s Reality
24^th 2018 新幾內亞 Administrative Dynamics - The WOW Factor
25^th 2020 斯里蘭卡 (因COVID-19 ,展延)
25^th 2023 泰國 Glow with the Flow

亞太秘書協會，最重要的組成人員稱為 ASA Administration。這裡面當然最高地位的是創會會長 Virginia Elbinias (Founding President)；其次是秘書長 Lilian Coloma (ASA Secretary)；財務長是汶萊前會長，也是亞太前會長的 Alvina Chung；接下來是當屆的亞太會長 (也就是輪值國的秘書協會會長)，任期兩年。

亞太前會長 (Past President, PP) 地位很高，在會長會議裡面有發言權但沒有投票權。這其中幾位，最活躍資深的前亞太會長又被推舉為榮譽會長，其名單如下：

1. 菲律賓 Lilian Coloma (亞太秘書長)
2. 泰國 Sukanya Nimmanheminda
3. 印度 Homai Mehta/Shera Langrana
4. 中華民國臺灣 Lucy Shih Dunn
5. 斯里蘭卡 Sunethra Jayaratne Nugawela
6. 汶萊 Alvina Chung (亞太財務長)
7. 印尼 Yuniar Aruan
8. 馬來西亞 Melissa Ong
9. 孟加拉 Obaida Kabir

接下來還有亞太各國聯絡官 ASA Coordinator，負責聯絡各國的涉外事務，這些人也多半是個國家地區的前會長或秘書長，目前亞太各國家地區的協會名稱、與會長名單如下：

1. 菲律賓協會 (簡稱PAS) : 會長 Hilda E.Juico
2. 泰國協會 (簡稱 WSAT)：會長 Sukanya Nimmanheminda
3. 印尼協會 (簡稱ISI)：會長 Polly Parengkuan
4. 新加坡協會 (簡稱SAAP)：會長 Josephine Kwan
5. 印度協會 (簡稱IASAP)：會長 Vimala D'souza
6. 馬來西亞協會 (簡稱MAPSA)：會長 Sylvia Adele Thomas
7. 臺灣協會 (簡稱CASAP)：會長 Joanne Lee
8. 巴基斯坦協會 (簡稱DSSP)：會長 Cheryl Mathew
9. 日本協會 (簡稱JSA)：會長 Mr.Yuji Mizuno
10. 斯里蘭卡協會 (簡稱SLAAPS)：會長 Swineetha Jothiraya
11. 汶萊協會 (簡稱ASAPB)：會長 Alvina Chung
12. 孟加拉協會 (簡稱PSWA)：會長 Dilara Ahmed
13. 韓國協會 (簡稱KAAP):會長 Kyung Mi Lee
14. 新幾內亞協會 (簡稱WNBAS)：會長 Mea Lou Isaac

亞太秘書協會的主要任務，記載于亞太協會行政手冊 ASA Manuel 裡面，這是一本很厚的導引：

Main Objectives

1. To gain recognition for the Secretaries & Administrative Professionals, as a professional.
2. To promote friendship, understanding, unity and the exchange of ideas among Secretaries and Administrative Professionals in Asia Pacific
3. To encourage the establishment of secretarial associations in Asian countries.
4. To encourage more countries to join ASA.

由於在 2000年前後，世界各國已經不再使用「秘書 Secretaries 」一詞，來當作辦公室助理人員的頭銜；因此，世界各國包括亞洲在內的秘書協會，已經全部改為以 Administrative Professionals 的協會名稱。

每兩年一度的亞太大會 ASA Congress 都有哪些活動呢?

大致上每次大會都會以五天四夜為一個會期，在這個會期中，大致的活動是這樣安排的：
1.會前第一天：全天(或半天)是會長會議(CP Meeting)只有創會會長、秘書長、財務長、前亞太會長(榮譽會長)、現任各會員協會的會長以及聯絡官可以參加，在這一天以前晚上，前述人員獲邀參加貴賓晚宴。

2.正式會期第一天：晚上是歡迎晚宴 Welcome Dinner 必須著正式禮服出席

3.會期第二天：上午是開幕典禮，由重要嘉賓出席講話致詞，發表主題演講，然後拍全體照。下午開始是各種主題演，晚上會是餐會，多數加上舞會，穿小禮服。

4.會期第三天：除了演講之外，會進行 ASA Bazzar 也就是「亞太跳蚤市場」，現場擺滿各國的攤位，義賣所得捐獻給當地的慈善機構，晚上還是有晚宴。

5.會期第四天：會有一個ASA Project的活動，就是把當年各協會最有貢獻的活動，呈現出來，是一種競賽；評選之後會當場公佈名次，或者是這一個活動放在前一天，而這一天是市內遊覽活動(City Tour)。

6.會期第五天：上午進行閉幕典禮、頒獎，宣佈下次大會的地點；下午是各國表演活動彩排，晚上進行最精彩的閉幕晚會 Farewell Dinner。各國爭奇鬥艷，各顯所能的擺出自己的節目，然後活動整體結束。

亞太大會參加的人員，不限於秘書，多半指辦公室的文職人員、行政工作者、教師、培訓師、業者和人力資源專業的人員。大約每次都有150-350人之間參加，交換禮物是一件很平常的事；所有參加的人都會帶小禮物與他人交換，以便認識各國的新朋友。所以，事前準備禮服、表演節目、名片、小禮物都是必要的。

2016年，亞太大會在菲律賓馬尼拉萬豪國際酒店(The Marriott Hotel, Manila)舉辦.時間是9月24日至30日.整個活動的大致情形如下:
大會的第一天，進行的是會長聯席會議。主要的決議有以下幾點，

1、巴基斯坦將負責制作亞太秘書協會的網站
2、卸任的亞太會長未來稱為榮譽會長
3、未來的秘書大會將依照下列順序進行

2018 24屆大會在新幾內亞
2020 25屆大會在斯里蘭卡
2022 26屆大會在韓國

歡迎晚會開始了。三百位參加者，各顯其能的穿上不同的服裝，爭奇鬥豔。大會主席Sallly Magalong宣佈大會開始。正式開幕儀式於9/25上午進行，主旨演講者為Sonny Coloma, 他是菲國前總理阿奇諾三世溝通事務部部長。在他的主旨演講《Today's Vision, Tomorrow's Reality》中，提到他和夫人都曾經是秘書，深知個中滋味。他認為，秘書的三個角色就是：
Facilitators, Communicators, Promotors

下午的三節課，第一堂主講者是女性，Felicia Hung Atienza, 主題是Financial Literacy. 她以前任職於金融界，目前創立一間國際學院。她提醒大家要有金錢概念、要投資自己、至少有八個月存款、知道錢都花到哪裡去啦！諸如信用卡與購車的貸款，都要提早解決。遵守28/36 定律。

第二堂課主講者是Paolo Martin L. Trinidad, 主講主題是Happiness and Excellence in the Workplace. 他用鑼鼓來解說如何用簡單的方法來放鬆自己。

第三堂課主講者是Sean Si, 他的主題是Social Media, 社交媒體影響每一個人。為什麼?主要是可以影響和聯繫他人。他舉個例子說，星巴克是第一咖啡品牌，誰知道第二是誰？社交媒體是有興趣社交的人群。他建議大家可以常進入臉書的群組，回答比較困難的問題，很快就有人注意你。

第四堂課主講者是Joyce Burton Titular, 主題是形象管理。她的第一個問題是，你認為人們該如何看你？接著她談到何謂品牌。品牌為何重要。自己如何建立個人品牌。

接下來的跳蚤市場，每一個參加的攤位，都花大力氣賣出自己帶來的民族產品。所獲得的利益，將捐贈公益組織。這是大會每次最有趣的環節。當晚晚餐之後，就是一個熱鬧的舞會。

大會的資料袋裡面，有一件紅衫，是為了文化之旅用的。馬尼拉白天的溫度大約是26-28度，三百位來自亞太地區的代表，花一整天出門走走。第一站是前往公園去紀念碑前合影。第二站是在天主教堂旁邊，一棟兩百年的古宅參觀。第三站，是去菲律賓的國父黎薩紀念公園，看海邊的囚室。中午在海邊的餐廳吃飯，欣賞美人魚的表演。下午雷雨來之前，大家來到SM旗下的購物城，採購菲律賓的特產，直到晚上回酒店晚餐。

最後一天的活動很緊湊。上午有三個連續的講座。

1) Success Option 出版公司的總裁Francis Kong, 主講的主題是Stepping Up Into Leadership-from Best to Great. 他用幽默風趣的口吻，說明年輕一代的溝通方式是不同。
2) 知名作家Chinkee Tan, 主講Think BIG-Unleash the Potentials in YOU. 主旨是要大家能知道如何發揮潛能。講座很激情。
3)菲律賓人才管理協會理事長Jesse Francis Rebustillo, 主講是像鑽石般閃亮。他用一盤金沙，給大家一整天的靚麗。

接著的是一個活動是叫做ASA Project, 可以說是各個精彩活動報告。一共有七個項目參加競賽，最終評審結果是由馬來西亞秘書協會獲得冠軍。大會結束前，還有各國代表贈大會禮品，頒發學員證書，宣佈下次大會舉辦國是新幾內亞等環節。最後，大會在閉幕晚會的各國精彩表演中結束。

2018年的9月24日至28日,新幾內亞行政專業協會(Papua New Guinea Association of Administrative Professionals,簡稱PNGAAP)將會主辦第24屆亞太秘書暨行政專業協會大會(24th ASA Congress).地點在該國首都Moresby的酒店(Stanley Hotel, Gateway Hotel,或 Crown Plaza Port Moresby之中擇一), 會議費用為美金650元(含當地所有吃住).歡迎大家關注,並且早日報名參加.

石詠琦
亞太秘書暨行政專業協會榮譽會長

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