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2004-16th Singapore
第 16 屆 亞太行政年會報告
日期: 2004年8月28日至9月1日
地點: Grand Copthorne Waterfront Hotel Singapore
主題: 為團體勝利而努力
報告人: 王春燕
如果您問我:“在妳的職場生涯裡, 最值得驕傲的是什麼?” 我會回答: “當一位秘書, 當一位傑出優秀的秘書, 當一位秘書協會的主要幹部, 更重要的是當一位亞太專業秘書及專業行政人員會議的與會代表成員”.
無庸置疑, 參加 “亞太專業秘書及專業行政人員會議” 是一個非常寶貴的經驗. “亞太專業秘書及 專業行政人員會議” 每兩年舉辦一次, 由會員國依照它們在 “亞太專業秘書及專業行政人員協會” (簡稱 ASA) 的年資輪流舉辦. 今年由新加坡 “人事及執行秘書協會” 負責舉辦, 於八月二十八日 至九月一日 在 Grand Copthorne Waterfront Hotel Singapore 舉行第 16 屆的會議. 主題命為: “為團體勝利而努力”.
此次會議共有 17 個國家與會, 220 位代表人員參加. 其中包括了 11 位代表來自菲律賓, 17位來自 泰國, 17位來自印尼, 2 位來自香港, 40 位來自新加坡, 29 位來自印度, 10 位來自馬來西亞, 8位來自臺灣, 12 位來自巴基斯坦, 10位來自 日本, 21位來自斯里蘭卡, 7位來自汶萊, 1位來自紐西蘭, 7位來自巴布新幾內亞, 8位來自孟加拉,2位來自澳洲, 2位來自美國,以及另外16位來自不同國家的非會員代表.
除了詠琦和燕君因須提前一天參加會長會議以外, 其餘的台灣團員均於8月28日抵達新加坡, 由ASA安排的接機人員與我們會面後, 專車護送至開會的飯店報到.
當天晚上的 “燦爛之夜” 真是教人難忘的一夜! 所有的與會代表均著各國最耀眼, 最具代表性的服裝. 對於過去曾經參加過 ASA 會議的代表們尤其是又一次的 “喜相逢”!
8月29日, 正式的開幕式除了有 ASA 會長 Ms. Mary Ho 溫馨的歡迎詞¸ ASA 的創始人 Ms. Virginia P Elbinias 意義深長的致達詞, 更有新加坡國家教育部長 Mr. Chan Soo Sen 非常具有建設性與鼓勵性的致詞. 豐富的午餐後, 安排了 2 堂非常知識性讓每一位學員都獲益非淺的課程: 一是由 Dr. Andrew Goh 所主講的“如何成功地失敗”以及Mr. Douglas OLoughlin 所主講的“真正的快樂與信仰的力量”.上完 2 堂課後, 輕鬆的時刻到了! 所有的與會代表們被安排參觀新加坡著名的“夜間動物園”, 享受興奮的一刻.
8月30日, 上了2 堂非常有價值也很實際的課程: 一是由 Mr. Han Kok Kwang 所主講的 “在工作的新世界裡重新創造自己” 以及Ms. Angeline V Teo 所主講的 “職業婦女如何平衡工作與生活”.當天午餐後,有個小組討論會,針對這次會議的主題,由多位資深的小組成員提供一系列的寶貴分析與意見.
緊接著下來的 ASA 義賣會真是叫好又叫座! 我們的團員付出了相當的努力, 從會前的收集義賣品到歸類, 整理, 標價, 以及機場的運送. 雖說因嚴重超重而受罰, 還是無怨無悔義賣會中, 臺灣代表團們發揮最大的團隊精神, 又唱又跳地吸引了所有參加代表們的目光與注意力.非但在短時間內把所有義賣品銷售一空且銷售金額居所有代表團之冠. 儘管義賣所得都將全數捐給主辦國的慈善機構也就是新加坡.
ASA 義賣會後, 一場驚豔的 “新加坡之夜” 隆重登場. 不僅是個個盛裝赴宴, 美得讓人目不暇給, 所有參與人員盡情地歡唱與忘憂的舞蹈, 真讓人深覺人生多美好! 世界多美麗! 和往年一樣, ASA 有份榮譽獎頒給最佳秘書. 在通過層層考驗後, 今年的 ASA 最佳秘書獎由巴基斯坦的 Ms. Antinette Menezes 獲得.
8月31日, 安排了 2 堂非常有意義與價值的課程: 一是由 Mr. James Suresh 提供的“對於 EQ 的認識與應用”; 一是由 Dr. Luisa Lee 提供的“職業婦女最理想的健康狀況”.當日下午我們遊覽了新加坡的市區及名勝“聖淘沙”. 此行讓每位參加者都對新加坡有了更進一步的認識與瞭解. 晚間聖淘沙著名的水舞及水幕電影表演更是讓人嘆為觀止!
9月1 日的活動是整個 ASA 會議的壓軸. 同時, 我們也得知當天是新加坡的教師節. 當天的節目包括了各會員國會長的報告, ASA 的會務報告, 參加代表獎章及證書的頒發, 各會員國與主辦國的交換禮物, ASA 會旗的傳授給下屆的主辦國, 以及重頭戲的各國代表精湛的表演.
臺灣代表團這次選了 5 首已故名歌星鄧麗君的名曲“ 甜蜜蜜”,“小城故事”,“南海姑娘”,“路邊的野花不要採”,以及“娜魯哇情歌”. 由詠琦主唱, 其餘的團員則分別著不同的服裝表演舞蹈. 精彩的服裝博得所有與會人員熱烈的掌聲. 雖然這次未能如願贏得第一, 臺灣代表團的受歡迎, 以及表演完後欲罷不能的歡樂氣氛, 讓人覺得這世上真的沒有憂慮和煩惱.
第 16 屆的 ASA 會議, 新加坡人事及執行秘書協會對於整個活動節目的策劃,人員與所有細節的安排, 講師的邀請等等都充分發揮了它的專業與高效率的品質. 所有與會的各國代表們非但深感賓至如歸, 更分享了它豐碩的成果. 但願 2010年, 當臺灣 成為 ASA 會議的主辦單位時, 我們一樣能辦得很好而且辦得更好!
第十六屆亞洲秘書大會心得感想
撰文：王承瑄
日期：2004/10/02
2004年8月28至9月2日，我到新加坡參加第十六屆亞洲秘書暨行政人員大會(16th Congress of Association of Secretaries & Administrative Professionals in Asia Pacific，簡稱ASA)，ASA目前共有16個會員國，大會每二年輪流在各會員國舉辦，這是我第三次參加，前兩次分別在斯里蘭卡的可倫坡(2000年)及汶萊(2002年)，這次在新加坡，見識到了新加坡人辦理國際性會議的效率，及專業講師的風采，此行收穫滿滿。
◎ 他山之石
這次台灣代表團有七人，與前二次比較起來，算是團員人數較少的一次，與其它國家比起來，也顯得迷你了點，人數最多的外國代表是印度，有近30人，其次是斯里蘭卡，有21位，總共有226位會員報名，來自17個國家；或許是新加坡離我們太近，降低了大家參與的興趣，這是挺可惜的，因為新加坡，地小人稠，一向以服務、效率著稱，舉辦國際會議，除了硬體設施完善，在大會中，看到很多”外包”的案例：
1. 工讀生：協助接待外國團體check-in的是學校工讀生，既可提昇國內學生的國際視野，又節省經費，學生們很熱情，是很好的親善大使
2. 計時工：研討會進行期間，中場休息、餐飲安排的現場人員，都是計時工，據說每小時5元新幣，約合台幣100元，研討會結束後，這些人可能就沒有工作，又是一個節省開銷的案例
3. 專業分工(一)：幾場晚宴都由專業的DJ主持，燈光美、氣氛佳，主持人幽默風趣，時間掌控得宜
4. 專業分工(二)：外出遊玩，也外包給旅行社，由專業導遊介紹，可以感受到新加坡對觀光的推展，不遺餘力
除了人力的精簡，還看到大會的細心，如參加研討會都會有大會發的文件袋，在新加坡，你很少看到大會是將研討會名稱大辣辣、俗俗地印在袋子外面，都是印在袋子?堶情A這樣研討會結束後，這個袋子還有機會被背回國內，重覆使用，真環保。
◎ 體會
於個人，是體會到「站在半路比走到目的還要辛苦」及「Purpose behind purpose」兩件事。
與前二次比起來，這次總算有從容的時間，注意到有點深度的東西，通常第一次參加ASA的人，不清楚況狀，每天會很緊張，因為又要顧研討會內容，又要忙晚間活動，還要到處跟人照相；第二次參加時，行李會增加很多，因為有上一次的經驗，知道自己還缺很多東西，此時會忙著社交活動、晚間節目，不喜愛熱鬧的，對於交換禮物，又沒能聊得很深入，晚上花了時間打扮，卻覺得這不像自己，而萌生倦意，對於第三次參加ASA可能就興緻缺缺。
我這次可有了全新的感受，或許是自己在過去二年也讀了些書，或許是自己以參加ASA為動力，繼續研讀英文，在這次ASA，過去的努力，看到小小的開花結果，講師的英文，不再那麼鴨子聽雷，有些故事，用英文被描述，讓我印象還更深刻些，如Personal Brand的重要，講師以可樂為例，可樂一瓶在賣場賣15元，在小店賣18元，在便利商店賣20元，在大飯店賣50元，甚至更高，一樣的罐裝可樂，因為被販賣的地點不同，而有不同的價格，身為一位秘書或行政人員，別人會付你多少薪水，決定於對方看你是在那?婼瑼漸i樂，所以我們應提昇自己的知識，提供附加價值，才有權力要求高薪。
與各國團員間的互動，也不同以往，以前只會換個名片，交換禮物，現在可以聊兩句，我跟一位日本秘書分享如何與主管同步，建議她要注意主管在讀什麼書，自己也要找一本來讀，她很感謝我，回國後，還寫了e-mail來問候；講師回國後跟我也有mail往來，有一位問我有沒有興趣擔任該訓練機構的台灣代表，另一位問我對什麼樣的主題感興趣，他可以把它寫在下一本書?堙A一夕之間，我覺得大家看我，不像是小店的可樂，唯有不斷的充實自己，才能做一個被需要的人，這就是人生的目的，參加國際性會議，也是堅持自我成長的方式之一，所以我認同：「站在半路比走到目的還要辛苦」，學習之路，若不堅持到底，有時是無法見到後面的旖旎風光。
以前是以話會友，現在拜科技之賜，是以圖會友，用傳統相機照了相片，回去沖洗後，已忘了誰是誰，現在用數位相機，當場把編號寫在名片上，這樣就可以串連起來，記住長像了，回到飯店房間，拿出notebook，接上網路，立即發送，她還沒返國，我照片已寄過去了，夠有效率了吧，還意外的發現新加坡沒有寬頻，網路速度比台灣慢了點，原來台灣在通訊上的發展，比新加坡快呢，藉由照片的傳送，彼此展開了話題，走出了僅有的一面之緣，有圖、有信箱，走到那兒，我們都是朋友。
我的英文好不好？但現在的英文鐵定比六年前靈光，參加ASA，是讓我持續進修英文的動力，我們在學校所學，根本不足以應付一生，尤其是語言的東西，要愈用才會愈靈光，工作上用不到，不是藉口，語言是與國際接軌的工具，英文流暢了，講師的內容聽得懂了，人際關係打開了，甚至可以開口問想問的問題，這在在都是”Purpose behind purpose”的例子，原只是單純的希望開口說，但沒想到能開口說了後，又更豐富自己的知識，良性循環呢。
◎ 說英文與講英文
那英文會說了，是不是就萬事OK了呢？當然不是，所說的內容也很重要，這次在大會最後一天，發生了一件趣事，某國家的代表，英語算是他的母語了，可是因為他對秘書工作的內容，或是該國秘書協會的發展，並不甚明瞭，再加上發言時間較晚，我們有人笑稱他是太久沒透空氣，所以緊張的講不出話來。
總而言之，英語是溝通的工具，但要多讀書、多分享，才能講得流暢，言之有物。
◎ 專業講師，專業演出
新加坡的講師，專業得沒話說，國際性的訓練機構，很多都在新加坡，講師不會沈悶的唸投影片，一定是唱作俱佳，走前走後，善於控制現場氣氛，讓我印像最深刻的是「Whale Done」，是什麼意思呢？whale done與well done音相似，是一部以DVD播放的影片，以水族館訓練殺人鯨做表演的過程為例，說明人鯨之間所以能夠溝通、演出能夠成功，在於「信任」，在管理上，主管若要部屬有好表現，trust是很重要的，黑底白字，配上柔和的音樂，餘音繞樑，久久不散。
這次在大會中，令我難忘的人物是Panel Discussion時的Facilitator，Ms Catherine Syn，與談者講得長篇大論，她小姐卻能用三言二語列出摘要，講出來的英文又清晳得不得了，我們參加座談會，要能即時摘要，就夠挑戰了，還要用英文聽、英文說，看到了新的努力目標。
◎ 由錯誤中學習
但凱薩琳小姐也有可改善之處，時間掌控，共有七位與談人，因為前面都講得比長的，所以講到最後日本會長發言時，時間已超過甚久，她只好請日本會長快點結束，這是很不禮貌的，日本會長愛小姐，當然要把她用心準備的稿子唸完囉，或許Facilitator應在一開始就控制好每位與談人的時間，就不會讓後面的人覺得不公平了吧。
◎ 情繫ASA
由ASA返國，已近一個月，總算把小小的心得整理出來了，在此還是要感謝家人的支持，讓我又有一趟豐碩之旅，下回印度見！